Es ist an der Zeit, sich von unnötigen Besprechungen zu trennen

Es ist Mittwochmorgen. 11:30 Uhr Ortszeit.

Sie haben gerade an einer ständigen täglichen oder wöchentlichen Statusbesprechung teilgenommen.

Wenn Sie sich hinsetzen und auf die nächste Registerkarte klicken, stehen Sie auf, um Kaffee, Tee oder Wasser zu trinken oder darüber nachzudenken, welche Lebensentscheidungen Sie zu diesem Moment geführt haben. Fast alles, was Sie gehört haben, wird aus Ihrem Bewusstsein gelöscht.

Was ist gerade passiert? Gab es das Treffen überhaupt?

Sind Sie mit weniger Aufgaben und mehr Angst vor allem, was Sie verpasst haben, während Sie halb zugehört haben, gegangen?

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Wenn das so ist, fühlst du dich nicht schlecht. Wenn das Thema in meiner Führungssitzung zur Sprache kommt, schweifen die Augen schnell ab und man hört schuldbewusstes Lachen.

Es gibt viele Artikel und Studien darüber, wie der Übergang zu hybriden Arbeitskulturen zu mehr geführt hat Ablenkung Müdigkeit und sogar Angst während unerbittliche Einladungsblöcke unsere Kalender füllen. Es gibt viele Möglichkeiten, Besprechungen neu zu strukturieren und zu verwalten. Aber ich frage lieber: Sollte es das Treffen überhaupt geben?

Dieser Rat richtet sich insbesondere an Manager und Teamleiter – die Personen, die Besprechungen überhaupt erst in den Kalender eintragen.

Ich spreche von den Meetings, bei denen Sie hörbar stöhnen, während Sie sich anmelden, oder 30 Minuten oder eine Stunde damit verbringen, darauf zu warten, ein 30-sekündiges Update zu geben. Wo alle einfach nur ihre Aufgaben erledigen und es kaum erwarten können, zu gehen und sich wieder der eigentlichen Arbeit zu widmen. Sobald Sie sie identifiziert haben, ist es an der Zeit, sich von der Matrix zu lösen und unsere Zeit und unseren Verstand zurückzugewinnen und Ablenkung durch Produktivität und tatsächlichen Fortschritt zu ersetzen.

Machen Sie 2026 zu dem Jahr, in dem Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan zurückerlangen und entscheiden, welche Meetings wirklich stattfinden müssen und was asynchron stattfinden kann.

Können Sie die gleichen Ergebnisse erzielen, indem Sie die Teilnehmer dazu verpflichten, ihre Aktualisierungen in einem Dokument zu veröffentlichen und über die Instant-Messaging-Plattform Ihres Unternehmens zu kommunizieren, anstatt zu verlangen, dass jeder zur gleichen Zeit an derselben Besprechung im selben Konferenzraum oder an einer virtuellen Besprechung teilnimmt?

Es wird Ihnen nicht nur Zeit sparen. Es kann auch:

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Wäre es nicht großartig, wenn Sie die 30 Minuten, die Sie in einem Statusmeeting verbracht haben, durch das Schreiben einiger Sätze in einem Google-Dokument und ein paar Zeilen in Slack ersetzen könnten? Wenn diese Ergebnisse besser klingen, als untätig in einer Konferenz oder einem virtuellen Raum zu sitzen, können Sie hier beginnen.

Bestimmen Sie Ihren Wert nicht danach, wie voll Ihr Kalender ist

Der erste Schritt erfordert einen Kulturwandel. Ein Großteil der Arbeit, insbesondere in Führungspositionen, basiert auf Beziehungen. Manager möchten wissen, wie es ihren Mitarbeitern geht, und ein Kalender voller gestapelter Besprechungen ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Bedeutung und Ihren Wert für ein Unternehmen zu veranschaulichen. Es wird zu einfach, Ihren Wert anhand der Anzahl Ihrer Meetings zu definieren.

Auch wenn es sich großartig anfühlt, jemand zu sein, der überall ist und alles auf einmal macht, ist das nicht nachhaltig. Wenn Sie von Besprechung zu Besprechung rennen, wird Ihre Aufmerksamkeit für Details geringer und es bleibt wenig Zeit für Nachbereitungen und Maßnahmen.

Anstatt jede letzte Sekunde Ihres Tages herauszuquetschen, ist es vielleicht an der Zeit, mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Überprüfen Sie Ihre wiederkehrenden Besprechungen

Gehen Sie Ihre Zeitpläne durch und prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in einem bestimmten Meeting verbringen und welche Ergebnisse Sie davon erwarten.

Suchen Sie nach Meetings, wie z. B. Nachrichtenmeetings am frühen Tag, bei denen Änderungen im Laufe des Tages sie möglicherweise überflüssig machen. Wenn sich die erwarteten Ergebnisse nach der Besprechung ständig ändern, ist es möglicherweise an der Zeit, sie abzusagen.

Warten die Leute bei ständigen Besprechungen auf ihre Zeit zum Reden und sind sonst geistig durchgecheckt? Gab es eine Agenda? Verlassen Sie das Meeting immer mit einer klaren Anweisung und einem Verständnis dafür, was passiert? Wenn ja, wie sind Sie dann sicher, dass es allen anderen genauso geht? Ist dieses Treffen für Sie von größerem Nutzen als für die Teilnehmer? Wenn die Antwort häufiger „Ja“ als „Nein“ lautet, ist es für das Team möglicherweise besser, auf asynchrone Prozesse umzusteigen.

Eine weitere Möglichkeit, nach der Sie Ausschau halten sollten, ist die Länge von Besprechungen. Planen Sie Besprechungen in 30- oder 60-Minuten-Blöcken, da dies die Standardeinstellung Ihres Kalenders ist? Kann dieses 30-minütige Meeting 15 sein? Kann man die 60 Minuten auf 45 Minuten zurücksetzen? Nutzen Sie die Zeit, die Sie sparen, als Überlauf, in dem Sie Aktionspunkte weiterverfolgen oder tatsächlich von Ihrem Schreibtisch aufstehen und eine mentale Pause einlegen können.

Erstellen Sie einen Rahmen

Glückwunsch! Sie haben gerade ein Meeting abgesagt und allen etwas Zeit zurückgegeben. Was nun?

Tun Sie das zunächst nicht. Zumindest nicht, bevor man sich bei allen gemeldet hat. Erfolgreiches asynchrones Arbeiten erfordert ständige Zusammenarbeit. Hier sind einige Möglichkeiten, um den Übergang zu erleichtern.

Sobald Sie Ihr Framework eingerichtet haben, können Sie mit dem letzten Schritt fortfahren.

Legen Sie Vereinbarungen, Kommunikationsstile und Fristen fest

Damit diese Art von Arbeit erfolgreich ist, muss sich jeder darauf einlassen, den Erwartungen zustimmen, miteinander kommunizieren und wissen, wann er einen Beitrag leisten muss.

Jetzt ist es wirklich Zeit für diese Glückwünsche. Sie haben mindestens eine (hoffentlich weitere) Besprechung abgesagt und sich, Ihrem Team und der Organisation mehr Zeit für die Arbeit gegeben, die sie für wertvoll und bedeutungsvoll halten. Der letzte und ebenso wichtige Schritt bei der Absage von Besprechungen ist …

Wissen Sie, wann Sie zur Echtzeit zurückkehren müssen

Sogar Menschen, die sich mit asynchroner Arbeit auszeichnen, können den Kontext verlieren, den Kern verfehlen oder sich missverstanden fühlen. Wenn Chat-Nachrichten in Massen ohne Auflösung eintreffen, ist es möglicherweise an der Zeit, sich schnell ins Gedränge zu stürzen. Kurze Nachrichten eignen sich hervorragend für Aktualisierungen, aber einige Themen erfordern möglicherweise mehr Nuancen oder Diskussionen.

Wenn Sie merken, dass Frustration oder andere Emotionen aufkommen, bringen Sie die an der Diskussion beteiligten Personen in ein Meeting, damit sie die Perspektive des anderen besser verstehen und eine Fehlinterpretation des Tons vermeiden können.

Zeit zum Zurücksetzen

Das Ziel der Umstellung auf asynchrone Arbeit besteht nicht darin, weniger Zeit mit Ihrem Team oder Ihren Kollegen zu verbringen; Es geht darum, sich von der Matrix ineffizienter aufeinanderfolgender Meetings zu lösen und den Menschen den Raum zu geben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die sie am besten können.

Hören Sie auf, Ihren Wert an der Dichte Ihres Kalenders zu messen, und beginnen Sie damit, zu messen, wo Sie Ihre Zeit verbringen und welche Ergebnisse Sie von Ihrem Team erwarten. Fördern Sie die Dokumentationskommunikation und Zusammenarbeit.

sam alexis woods

Schauen Sie sich den Zeitplan für den Rest Ihrer Woche oder Ihres Monats an. Finden Sie das eine ständige Meeting, das sich eher wie ein Ritual denn wie eine Ressource anfühlt, und sagen Sie es ab. Ich verspreche Ihnen, dass die Welt nicht untergehen wird.

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